Ders programı hazırlama programı, sınıf, öğretmen, ders ve kısıt bilgilerini alıp haftalık programı çakışmasız biçimde otomatik kuran yazılımdır. Ama piyasadaki programların çoğu tek tip devlet okulu düzenine göre yazılmıştır: 5 gün, sabit saat, tam zamanlı öğretmen. Kolejler ve kurslar bu kalıba sığmaz. Bu rehber, bir kolej müdürünün ve bir kurs müdürünün programı seçerken tam olarak neye bakması gerektiğini anlatır.
Ders programı hazırlama programı ne yapar?
İş üç adımda tamamlanır:
- Veri girişi. Sınıflar, öğretmenler, dersler ve haftalık saatleri, sınıf-ders ve öğretmen-ders eşleştirmeleri girilir. Excel'den toplu yükleme ve mevcut programınızdan içe aktarma bu adımı günlerden dakikalara indirir.
- Kural tanımı. Öğretmenlerin kapalı saatleri, blok ders dağılımları, "şu iki ders aynı güne gelmesin" veya "arka arkaya gelmesin" gibi kısıtlar, derslik ve bina bilgileri tanımlanır.
- Otomatik atama. Tek tuşla motor çalışır. Sınıf çakışması, öğretmen çakışması ve kural ihlali sıfır olacak şekilde program kurulur; koşu sonunda bunu kontrol raporuyla kanıtlar.
Ölçülmüş sonuç: 56 sınıf, 107 öğretmen ve 171 ders içeren gerçek bir okul verisinde 1.275 ders saati 22 saniyede çakışmasız yerleştirildi. 50 sınıflı bir kampüs verisinde 113 öğretmenin 1.186 ders ataması tek koşuda tamamlandı.
Buraya kadarı her programın iddiasıdır. Ayrım, verinin zorlaştığı yerde başlar.
Kolejlerde işi zorlaştıran 5 durum
1. Aynı öğretmen birden çok kademede
Kolejlerde matematik öğretmeni hem 8. sınıfa hem 11. sınıfa girer; İngilizce öğretmeni ilkokuldan liseye kadar dört kademede ders verir. Kademeler ayrı ayrı programlanırsa aynı öğretmen iki yerde aynı saate düşer ve çakışma ancak program dağıtıldıktan sonra fark edilir. Doğru program, kademeleri tek havuzda değerlendirir; bir öğretmen bir saatte yalnız bir yerdedir.
2. Kademelerin ders saati farklı
Anaokulu 6 saat, ilkokul 7 saat, lise 9 saat okur; öğle arası saatleri de farklıdır. Program tek bir "günlük ders saati" dayatıyorsa, kısa kademeler için boş saatler açmak zorunda kalırsınız. Kademe bazında gün ve saat tanımı şarttır.
3. Blok dersler ve dağılım
Haftada 5 saat matematik, beş ayrı güne 1'er saat dağıtılırsa öğrenci de öğretmen de verim alamaz. Kolejlerde tercih genelde 2+2+1 ya da 2+2 gibi bloklu dağılımlardır. Programın, ders bazında dağılım kalıbını kabul etmesi ve bunu bozmadan yerleştirmesi gerekir. "Bölünebilir mi, birleşebilir mi" ayarı ders bazında olmalıdır — bir dersin bloğu bölünürken diğerininki korunabilmelidir.
4. Zümre saati
Kolejlerin çoğunda branş zümrelerinin haftada bir toplanması gerekir. Bu, "aynı branştaki tüm öğretmenlerin aynı saatte boş olması" demektir ve elle kurulan bir programda en zor tutturulan şarttır. Programın zümre tanımını doğrudan desteklemesi, sizi haftalarca uğraştıran bir işten kurtarır.
5. Kampüs yönetimi
Aynı kampüste ilkokul, ortaokul ve lise varsa; spor salonu, laboratuvar ve konferans salonu paylaşılır, servis saatleri ortaktır. Kampüs genelinde tek panelden bakabilmek ve okullar arası paylaşılan öğretmen/derslik çakışmasını görebilmek gerekir.
Kurs ve dershanelerde işi zorlaştıran 5 durum
1. Part-time öğretmen ve dar müsaitlik
Kursların en belirleyici farkı budur: öğretmenlerin çoğu tam zamanlı değildir. Bir öğretmen yalnız salı-perşembe akşamları, diğeri sadece hafta sonu müsaittir. Bu, program açısından "çok sayıda kapalı saat" demektir ve yerleştirme alanını ciddi biçimde daraltır. Program, öğretmen bazında saat saat kapalılık tanımını desteklemeli ve bu kapalılıkları asla ihlal etmemelidir.
2. Haftanın 6-7 günü ders
Kurslarda cumartesi ve pazar en yoğun günlerdir. 5 günle sınırlı programlar bu yapıyı hiç kaldıramaz; hafta sonunu ayrı bir program olarak tutmak zorunda kalırsınız — ve o an öğretmen çakışmasını yakalayacak kimse kalmaz. Haftada 7 güne kadar tanımlama şarttır.
3. Güne göre değişen ders saati
Hafta içi akşam 3 saat, cumartesi 8 saat ders yapılır. Sabit "günlük ders saati" dayatan program burada da tıkanır. Gün bazında saat sayısı ayarlanabilmelidir.
4. Aynı öğretmen birden çok şubede
Kurslarda bir öğretmen iki, hatta üç şubede derse girer. Şubeler ayrı programlanırsa öğretmen aynı saatte iki yerde görünür. Ayrıca şubeler arası yol süresi de düşünülmelidir: bir öğretmenin ardışık saatlerde farklı binalarda olması pratikte imkânsızdır. Bina tanımı olan programlar bunu hesaba katar.
5. Dönem içi sürekli değişiklik
Kurslarda grup açılır, kapanır; öğretmen ayrılır, yenisi gelir. Program dönem başında bir kez kurulup rafa kaldırılmaz — sürekli güncellenir. Bu yüzden yeniden koşturma maliyeti çok önemlidir: değişiklikten sonra tek tuşla yeniden atama yapabiliyor, sabitlediğiniz dersleri yerinde tutabiliyor olmalısınız.
Kurs müdürlerine not: Bir programı denerken en gerçekçi test, en dolu öğretmeninizin müsaitliğini olduğu gibi girip programı koşturmaktır. Kolay veride her program çalışır; fark, alan daraldığında ortaya çıkar.
Seçim öncesi 9 maddelik kontrol listesi
Demo alırken şu dokuz maddeyi tek tek sorun. Cevabı "evet" olmayan her madde, dönem içinde size zaman olarak geri döner.
| Ne sorulacak | Neden önemli |
|---|---|
| 1. Kaç güne kadar program kurulabiliyor? | Kurslar ve hafta sonu programı olan kolejler için 6-7 gün şart. |
| 2. Gün bazında ders saati değişebiliyor mu? | Cumartesi 8, hafta içi 3 saat yapan kurumlar için zorunlu. |
| 3. Öğretmen kapalı saatleri saat saat tanımlanıyor mu? | Part-time öğretmen kadrosunun tek çözümü budur. |
| 4. Ders bazında dağılım (2+2+1) verilebiliyor mu? | Blok dersler bozulursa program kâğıt üzerinde doğru, sahada kullanışsız olur. |
| 5. Zümre saati tanımı var mı? | Aynı branşın aynı saatte boş kalması elle neredeyse imkânsızdır. |
| 6. Ders yerleşmezse sebebini söylüyor mu? | En kritik madde. Aşağıda ayrıca açıklanıyor. |
| 7. Öğle arası bir ders saati mi harcıyor? | Harcamamalı; ara, saat değildir. |
| 8. Mevcut verim aktarılabiliyor mu? | Geçiş maliyetini sıfıra yakın tutar. |
| 9. Öğretmen programını telefonundan görebiliyor mu? | Her değişiklikte çarşaf basıp dağıtma işini bitirir. |
6. madde neden en kritik olanı?
Hiçbir kurumun verisi kusursuz değildir. Bir öğretmenin kapalı saatleri fazladır, iki dersin kısıtı birbirini sıkıştırır, bir sınıfın boş saati kalmamıştır. Sıradan programlar bu durumda tek bir şey söyler: "3 ders yerleşemedi." Nedenini bulmak size kalır — ve genelde saatler alır.
KaşifWeb'in atama asistanı tam burada devreye girer. Atama koşarken ilerlemeyi izler, program takıldığında ekrana gelir ve üç şey yapar:
- Teşhis koyar. Kalan her ders için gün gün "röntgen" çıkarır: hangi gün hangi kısıt yüzünden kapalı, hangi gün sınıf dolu, hangi gün öğretmen başka derste — tek tek görürsünüz.
- Suçluyu adıyla gösterir. "MATEMATİK 1 × MATEMATİK 2 arka arkaya gelmesin kısıtı bu dersi engelliyor" gibi net bir cümle kurar.
- Çözümü tek tıkla uygular. Kısıtı yalnız o sınıf için kaldırma, kapalı bir saati açma ya da bloğu bölme önerisini butonla sunar; onaylarsanız değişikliği yapıp atamayı kendisi yeniden koşturur. Kısıt diğer sınıflarda aynen korunur.
Yani "neden yerleşmedi?" sorusunun cevabı da çözümü de aynı penceredededir. Bir kolej için bu birkaç saat, dönem boyunca değişiklik yapan bir kurs için haftalarca zaman demektir.
Öğle arası bir ders saati çalmamalı
Yaygın bir sıkıntı: öğle arasının bir ders saati gibi tanımlanmak zorunda olması. 8 ders için 9 saatlik gün açılır, bir saat "yemek" diye kapatılır; sonra tüm raporlarda o boş sütunla uğraşırsınız. KaşifWeb'de öğle arası saat değil, aradır: sınıf bazında "4., 5. veya 6. saatten sonra" seçilir, çarşafta ve tüm çıktılarda iki saat arasına ayraç çizilir. 8 ders için 8 saat tanımlarsınız. Kademeleri farklı saatlerde yemeğe çıkan kampüslerde bu ayarın sınıf bazında olması ayrıca önemlidir.
Web tabanlı mı, kurulumlu mu?
| Web tabanlı | Kurulumlu | |
|---|---|---|
| Kurulum | Yok; tarayıcıdan giriş | Her bilgisayara ayrı kurulum + lisans |
| Güncelleme | Otomatik, herkeste aynı sürüm | Elle indirme; sürümler dağılır |
| Yedek | Sunucuda tutulur | Sizin sorumluluğunuzda |
| Erişim | Okuldan, evden, telefondan | Programın kurulu olduğu bilgisayardan |
| Risk | İnternet bağlantısı gerekir | Bilgisayar bozulursa veri gider |
Birden çok şubesi olan kurslarda ve kampüslerde web tabanlı çözüm pratikte tek makul seçenektir: müdür yardımcısı kendi şubesinden girer, kampüs müdürü hepsini tek panelden görür.
Kendi verinizle deneyin
Kolejinizin veya kursunuzun gerçek verisini girin, tek tuşla atamayı başlatın. Yerleşmeyen ders kalırsa asistan sebebini söylesin, çözümü tek tıkla uygulasın.
Ücretsiz Demo BaşlatınEski programdan geçiş nasıl olur?
Program değiştirmenin önündeki asıl engel yazılımın kendisi değil, veriyi yeniden girme korkusudur. Yıllardır kullandığınız programda yüzlerce öğretmen, ders ve kısıt tanımlıdır.
KaşifWeb bu adımı iki yoldan çözer:
- Mevcut program dosyanızdan içe aktarma: sınıflar, öğretmenler, dersler, blok bilgileri, zümreler ve renk/branş tanımları dosyadan okunarak sisteme aktarılır.
- Excel şablonu: Verisi tabloda duran kurumlar için hazır şablonla toplu yükleme yapılır.
Geçiş dönemini bir hafta değil, bir öğleden sonra olarak planlamak mümkündür.
Dönem başlamadan yapılacaklar
- Öğretmen kadrosunu ve müsaitlikleri netleştirin. Programın kalitesi buradaki doğruluğa bağlıdır; en çok zaman kaybettiren şey dönem ortasında değişen müsaitliktir.
- Ders dağılımlarını kararlaştırın. Hangi ders bloklu, hangisi tek saat gidecek?
- Zümre ve toplantı saatlerini önceden belirleyin. Sonradan eklemek programı baştan kurmak demektir.
- Programı gerçek veriyle test edin. Demo verisiyle değil, kendi kurumunuzun verisiyle.
- Çıktıları kontrol edin. Sınıf çarşafı, öğretmen çarşafı, PDF ve Excel biçimleri ihtiyacınızı karşılıyor mu?
Sıkça Sorulan Sorular
Ders programı hazırlama programı nedir?
Sınıf, öğretmen, ders ve kısıt bilgilerini alıp haftalık programı çakışmasız kuran yazılımdır. Milyonlarca yerleşim kombinasyonunu deneyerek sınıf çakışması, öğretmen çakışması ve kural ihlalini sıfırlar.
Kolejler için hangi özellikler şart?
Aynı öğretmenin birden çok kademede çakışmadan görevlendirilmesi, blok ders dağılımı (2+2+1), zümre saati tanımı ve kampüsteki okulların tek panelden yönetimi.
Kurslar ve dershaneler için ne değişiyor?
Part-time öğretmen müsaitliği, haftada 6-7 gün ders, güne göre değişen saat sayısı ve şubeler arası paylaşılan öğretmen. Bu dördünü desteklemeyen program kursa uymaz.
Program ne kadar sürede çıkar?
Veri girişinden sonra saniyeler: gerçek bir okul verisinde 1.275 ders saati 22 saniyede yerleştirilmiştir.
Otomatik hazırlanan program elle düzenlenebilir mi?
Evet. Sürükle-bırak ile ders taşınır, istenen ders bir saate sabitlenir; program yeniden koşturulduğunda sabitlenen dersler yerinden oynamaz.
Eski programdaki verilerim aktarılır mı?
Evet; sınıf, öğretmen, ders, blok ve zümre bilgileri mevcut program dosyanızdan içe aktarılabilir. Excel şablonuyla toplu yükleme de vardır. Ücretsiz demoda deneyebilirsiniz.